6 conseils d’or pour réussir ses visioconférences

Rendues stratégiques et obligatoires durant la pandémie de Covid-19, surtout durant l’année 2020, les visioconférences sont désormais entrées dans les mœurs des entreprises et des étudiants. Selon un sondage OpinionWay pour Slack1 publié en septembre 2021, le retour en 100 % en présentiel est même devenu un argument pour changer de travail : 38 % des salariés sont prêts à quitter leur entreprise si l’employeur décidait de la fin du télétravail.

Afin de ne pas prendre le risque de perdre des talents, l’entreprise doit donc s’adapter : c’est ce qu’ont déjà fait 50 % des entreprises françaises qui sont passées au travail hybride. Et, forcément, cela passe par l’organisation de visioconférences. Voici 6 conseils pour bien les réussir.

1) Bien équiper son entreprise pour la visioconférence

L’une des clés de la réussite d’une visioconférence est la qualité de la communication : l’image et le son doivent être clairs en émission comme en réception, la connexion fluide et l’interaction efficace. L’équipement de la salle de réunion (ou de la salle de classe pour les enseignants) est donc central.

Logitech a donc développé sa solution Rally Bar, système de visioconférence tout-en-un (micro, caméra, enceintes) mais également Scribe : une caméra pour tableau blanc qui permet de diffuser aux participants les informations qui y sont écrites. Grâce à l’Intelligence Artificielle, la personne réalisant la présentation « disparaît » pour ne laisser visible que l’essentiel : les données.

2) Ne pas négliger l’équipement des participants

Il paraît logique que si les locaux de l’entreprise doivent être équipés d’un système pour la visioconférence, les participants ne doivent pas être oubliés : il en va de la réussite de la réunion. Logi Dock a été conçu exactement dans cet objectif : il s’agit d’une dock station pour les travailleurs à distance qui permet de gérer les périphériques et la connexion en un clic au système de visioconférence utilisé pour la réunion. Logi Dock intègre des haut-parleurs et des microphones pour la captation et la transmission du son, tout en permettant de centraliser les périphériques pour un bureau désencombré.

3) Organiser la gestion des salles de réunion

L’entreprise doit disposer d’un système centralisé, détaillé par journée et par heure, permettant à toute personne de connaître la disponibilité d’une salle, de la réserver et qui puisse éviter un chevauchement des réservations. Tap Scheduler de Logitech s’occupe de tout cela : un contrôleur permettant d’afficher en temps réel la disponibilité d’une salle de réunion, et de la réserver le cas échéant.

4) Limiter les problèmes d’accès à la visioconférence

Que ce soit en entreprise ou dans un établissement scolaire, une visioconférence efficace doit commencer à l’heure : tout doit donc être prêt en amont, et entrer en visioconférence doit être simple pour chaque utilisateur. Avec le contrôleur tactile Tap IP associé aux dispositifs (caméras, micros, haut-parleurs) installés dans la salle de réunion, accéder à la réunion virtuelle se fait en un seul clic.

5) Préserver les relations humaines même dans une réunion virtuelle

Si les aspects techniques sont centraux pour la réussite d’une visioconférence, il ne faut pas oublier l’aspect humain : une réunion virtuelle reste une réunion entre collègues, entre étudiants, entre partenaires commerciaux… Il ne faut donc pas oublier d’y ajouter cette dimension, par exemple en prenant des nouvelles des participants sur le plan professionnel ou personnel, et de faire un tour de table virtuel si toutes les personnes ne se connaissent pas. Cela permettra également de réduire la distance inhérente à la dimension virtuelle et au fait que certains participants sont potentiellement dans une salle, seuls, derrière leur écran.

6) Animer la réunion, gérer le temps de parole…

L’organisateur (ou un des participants mandaté) doit également faire en sorte que la réunion se déroule dans une ambiance cordiale et professionnelle. Il est donc nécessaire de bien gérer la parole de chacun : du fait des délais de transmission, il se peut que les intervenants parlent en même temps, sans volonté de couper la parole ou d’empêcher l’autre de parler. Distribuer les temps de parole, et y mettre fin le cas échéant, devient nécessaire. Tout comme conserver l’attention des présents ou relancer celle des participants les moins actifs, en les interpellant directement par exemple.

Les entreprises peuvent également proposer à leurs salariés des formations spécialement consacrées aux visioconférences et à la gestion des participants.

1.https://www.finyear.com/38-des-employes-prets-a-changer-d-employeur-si-retour-au-100-presentiel_a45319.html

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