Le contexte actuel a amené l’entreprise d’aujourd’hui à évoluer et à réorganiser les bureaux. Du fait de sa superficie et de son cloisonnement, une salle de réunion non adaptée peut rapidement devenir inappropriée et les salariés peuvent se sentir en insécurité. Et, ce lieu ne doit pas devenir un lieu où les salariés ne se sentent pas à l’aise. Il doit plutôt être un endroit favorable pour des brainstormings, des réunions d’affaires ou tout simplement un lieu d’échange plus formel. Alors voici comment organiser sa salle de réunion pour que chacun s’y sente bien.

Un plan de table, une mise en place efficace : en préparant un plan de table pour chaque réunion, les membres de la réunion savent exactement où ils doivent s’installer. Cela permet de faire respecter très simplement les règles de distanciation. Le mieux serait d’envoyer ce plan de réunion par mail une heure avant le créneau de la réunion, de l’accrocher sur la porte et le placer également sur la table de réunion.

La taille de la salle de réunion, un critère notoire : elle doit être disposée de façon à ce qu’une distance d’un mètre minimum (4 m2 par personne) entre chaque collaborateur soit respectée pour un maximum de 10 personnes (animateur compris). La salle doit être suffisamment grande pour respecter cette norme minimale. De plus, pour favoriser les échanges avec des membres externes à l’entreprise, il convient de privilégier des réunions à distances et donc par visioconférence. Pour ce faire, Logitech propose des solutions permettant de s’intégrer parfaitement dans les salles de réunion peu importe la salle. Les solutions Logitech s’adaptent aux logiciels de visioconférence notamment Google Meet, Microsoft Teams et Zoom.

La disposition, un facteur à ne pas négliger : pour mener à bien sa réunion et que tous les salariés s’y sentent bien, il convient de faire attention à la manière dont la salle de réunion est disposée. En effet, on privilégiera une disposition de salle en U qui permettra à chaque interlocuteur de laisser un siège libre entre chacun et d’être bien visible lors d’une visioconférence. Une disposition en carré semble déjà plus compliquée pour la simple et bonne raison que si un contenu est projeté à l’écran toute la salle ne pourra pas suivre.

La technologie, un élément clé pour limiter le stress : difficile aujourd’hui d’envisager une réunion sans Wifi et sans accès à des prises électriques pour brancher les ordinateurs de l’ensemble des collaborateurs. Avant de débuter toute réunion, il est primordial de vérifier que tous les équipements sont opérationnels et que chacun puisse y accéder sans encombre. Logitech a récemment lancé Swytch, une solution de visioconférence simple qui utilise une seule connexion USB afin de basculer le contrôle de la caméra, les dispositifs audio et l’affichage des salles de réunion vers un ordinateur portable. Cela permet d’éviter les multiples branchements et le risque que cela ne fonctionne pas correctement.

Le protocole sanitaire, une norme de sécurité : lors d’une réunion et malgré la distanciation, chaque collaborateur doit être muni d’un masque. De plus, du gel hydroalcoolique doit être à disposition afin qu’ils puissent régulièrement se désinfecter les mains en cours de réunion. Des lingettes désinfectantes ou du désinfectant est de rigueur pour nettoyer les supports avec lesquels les salariés seront en contact pendant la réunion (tables, chaises, matériel de projection ou de sonorisation mis à disposition). Il convient de s’assurer que malgré le port du masque, le collaborateur puisse être parfaitement bien entendu.

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