Chaque jour, ce sont plusieurs centaines de professionnels qui arpentent les routes afin de se rendre à des rendez-vous d’affaires. Le temps qu’ils passent sur les routes est bien souvent synonyme de perte de temps et donc de productivité. Les déplacements peuvent même jusqu’à engendrer du retard dans les différents dossiers. Et pourtant, même si bon nombre d’outils existent depuis des années, les professionnels restent quand même plus adeptes des rendez-vous en face à face plutôt qu’en visioconférence. Est-ce que ce ratio n’est pas voué à évoluer dans les prochains mois ? Quels sont les bénéfices de la visioconférence ? Augmente-t-elle la productivité ? Quels sont les outils adéquats ? Pouvons-nous séduire derrière la caméra ? Ce sont les questions que se posent aujourd’hui les chefs d’entreprises.

Les frais de déplacements coûtent 26,6 milliards d’euros* chaque année par les entreprises françaises

Alors que les entreprises cherchent à rogner chaque année les dépenses inutiles, elles oublient bien souvent de prendre en compte la réduction du nombre de déplacements. En dépensant chaque année 26,6 milliards d’euros, les déplacements coûtent chers aux entreprises, et pourtant elles négligent bien souvent ce facteur économique. Même si la visioconférence permettrait aux entreprises françaises d’économiser des milliards chaque année, il ne faudrait pas qu’elle remplace totalement les rendez-vous en face à face qui permettent tout de même de garder un lien direct avec ses collaborateurs. En revanche, le fait d’alterner entre les déplacements et les visioconférences confère un résultat identique, voire même meilleur.

Mais bien plus que les frais de transport, l’organisation d’une réunion ou d’une conférence peut parfois impliquer d’autres coûts comme des frais d’hébergement par exemple ou des frais de repas, ce qui, multiplié par le nombre de personnes conviées, peut représenter un budget important.

Les entreprises qui ont adoptés la visioconférence ont constaté une nette augmentation de la productivité de leurs salariés. Ce facteur est l’une des parties les plus importantes pour les employeurs, qui sont à la recherche constante d’employés plus productifs et plus épanouis. En effet, en supprimant les déplacements, les retards, les absences dues aux aléas climatiques et routiers sont également éliminés. Ces éléments améliorent de façon significative l’avancement des projets en cours.

La visioconférence réduit l’émission de CO2 et de gaz à effet de serre

Outre les réductions des coûts économiques, un autre atout non négligeable est à prendre un compte : l’impact environnemental. En effet, en réduisant les réunions physiques, les déplacements divers en avion, voiture, transports, sont moins communs. Et comme, nous le savons les moyens de locomotion conférent chaque année un taux de pollution non négligeable. D’après une étude menée en 2018, les déplacements dont l’origine ou la destination est lié à une activité professionnelle représentent une part significative des émissions de CO2, soit 57 %** de ces émissions. En favorisant les réunions en visioconférence, l’émission de CO2 et les gaz à effet de serre de la part des salariés de l’entreprise sont considérablement réduits.

Dans les faits, cela permet de contribuer de manière active au développement durable. D’ailleurs, de plus en plus d’entreprises sont soucieuses aujourd’hui de la Responsabilité sociétale et environnementale (RSE) et développent des stratégies en ce sens.

Les solutions pour être bien installées en visioconférence

Pour favoriser les visioconférences, il est important de la part des chefs d’entreprises de bien équiper les salles de réunions afin de les réaliser en toute tranquillité et avec une qualité optimale. En effet, dès lors que l’entreprise décide de réaliser plus d’entretiens via la vidéoconférence, il convient de revoir l’aménagement des espaces de réunion. Il faudra donc réfléchir aux besoins en matière de matériel électronique et d’accessoires et notamment l’installation d’outils de visioconférence comme le propose Logitech avec des solutions complètes pour salles de réunion qui permettent aux participants de lancer rapidement une visioconférence et d’y assister. Les solutions Logitech s’adaptent aux logiciels de visioconférence notamment Google Meet, Microsoft Teams et Zoom.

Selon le nombre de personnes qui utiliseront la salle de réunion et selon l’agencement de la pièce, il faudra peut-être par ailleurs être amené à installer un système d’insonorisation. L’idéal est d’installer le matériel à un endroit précis pour éviter de les déplacer pour chaque réunion et de perdre ainsi du temps. De plus, il faudra veiller à la rendre la plus agréable possible pour le salarié s’y sente bien, en effet, certains collaborateurs en étant dans des conditions plus confortables sont plus performants et réussissent mieux leurs réunions. Logitech a d’ailleurs conféré 5 conseils pour réussir à coup sûr une présentation en visioconférence (lien article 5).

La visioconférence est une alternative plus économique et moins polluante, tout en étant plus productive et moins risquée que les déplacements.

*(source transport.sia-conseil)

** la dernière enquête nationale sur la mobilité, publiée en 2018

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